Levitio Pay: platby v oddíle

Levitio Pay pomáhá oddílům a organizacím vybírat platby od rodičů a členů. Můžeš jej použít například pro členské příspěvky, výpravy, tábory, vybavení nebo oddílové oblečení.

Rodič zaplatí online nebo jiným povoleným způsobem a Levitio platbu přiřadí ke správnému členovi. V přehledu potom vidíš, kdo už zaplatil, komu je potřeba platbu připomenout a které peníze byly odeslány na účet oddílu.

Tato stránka vysvětluje základní nastavení a každodenní správu plateb z pohledu vedoucího.

Hledáš něco konkrétního?

🔗 Jak probíhá placení z pohledu rodiče
🔗 Vybírání darů v Levitiu / Kampaně / Crowdfunding
🔗 FAQ / Nejčastější dotazy k platbám
🔗 Nastavení ceny u akce

Co LevitioPay usnadní

Levitio Pay umožňuje vybírat platby za akce i další činnost oddílu. Rodiče mohou zaplatit rychle a bezpečně z mobilu pomocí platební karty, Google Pay nebo Apple Pay. Vedoucím zároveň usnadňuje kontrolu a správu plateb:

• hned přehledně vidíš, kdo už zaplatil (platby se ihned automaticky propisují do Levitia)
• nemusíš se s platnou připomínat (Levitio zasílá automatické upomínky těm, kteří ještě nezaplatili)
• rodičům se ihned vygeneruje doklad o zaplacení (nemusíš vypisovat papírové doklady na nádraží)
• rodiče mohou platbu navýšit a darovat tak oddílu finance na provoz
• Vše přehledně vidíš v tabulce. Můžeš data exportovat nebo dát přímo přístup účetnímu/mu.

Než vytvoříš první platbu

Pro přijímání online plateb musí mít oddíl nebo organizace v Levitiu přidaný a schválený bankovní účet. Účet přidáš v nastavení oddílu v části Finance. Dále je potřeba v nastavení vyplnit správně identifikační a kontaktní údaje organizace. Při jeho přidání může být potřeba doložit, že účet patří organizaci, například potvrzením o vedení účtu nebo bankovním výpisem.

🔗 Více v Přidání bankovního účtu.

Pokud používáte více bankovních účtů, můžeš při vytváření platby vybrat, na který účet mají být peníze následně odeslány.

Typy plateb

Levitio Pay můžeš použít pro běžné platby, platby spojené s akcemi i pro získávání nových financí pro oddíl skrze darovací kampaně, neboli crowdfunding:

1. Běžná platba (např. za registraci, příspěvek na klubovnu, oddílová trička, vybavení apod)
   • Platba není svázaná s akcí. Vyplníš její jméno a vybereš členy (manuálně nebo po družinách/celý oddíl), kterých se platba týká.
   • U běžné platby můžeš také povolit možnost přidat dar. Rodič poté při placení může dobrovolně navýšit („zaokrouhlit“) částku a podpořit tak činnost oddílu.
     
2. Platba za akci (účastnický příspěvek za výpravy, tábory, schůzky apod)
   • Platba je svázaná s akcí a nese její jméno (nejde změnit). Účastníci se musí nejprve přihlásit, aby za akci mohli zaplatit.
   • Také u platby za akci můžeš povolit možnost přidat dar. Rodič poté při placení může dobrovolně navýšit („zaokrouhlit“) částku a podpořit tak činnost oddílu.
     
   • 🔗 Platby fungují velmi podobně, nicméně podrobný návod k platbám u akcí najdeš zde: Nastavení akcí
     
3. Darovací kampaň (crowdfunding / získávání financí pro činnost, pořízení materiálu apod.)
   • Darovací kampaň slouží k získávání samostatných darů pro oddíl. Není přiřazená konkrétním členům ani propojená s jejich povinnými platbami.
   • Vytvoříš stránku kampaně s vlastním textem a odkaz potom můžeš sdílet například: s rodiči a bývalými členy, na webu nebo sociálních sítích, s podporovateli oddílu, s místními firmami.
   • Dárce si sám zvolí částku a podpoří tak organizaci.
     
   • 🔗 Více o darovacích kampaních

Vytvoření nové platby

Novou platbu vytvoříš u akce (Nastavení akcí) nebo v hlavním menu pod tabem „Finance„.

Při vytvoření nové platby vybereš její typ a vyplníš/vybereš základní nastavení, které lze později změnit (jméno, cenu, platební metody, bankovní účet):

Skupiny plateb (hlavní přehled)

Sekce: Oddíl >  Finance > Skupiny plateb

Tvé hlavní místo, kde budeš mít přehled o všech platbách. Kliknutím na „Nová“ můžeš vytvořit novou skupinu plateb (skupina plateb znamená, že více členů platí za stejnou věc, např. za registrační poplatek).

Co zde vidíš:

• Název (tebou vytvořený nebo automaticky generovaný podle akce)
• Cena (tebou zadaná základní cena (jednotlivým členům lze manuálně upravovat)
• Zaplaceno (souhrn financí, kolik již rodiče nebo členové dohromady zaplatili)
• Termín zaplacení (tebou zvolený, pokud má termín)
• Stav (Koncept/Aktivní/Zaplaceno, viz níže)

Nastavení plateb

Nová platba je nejprve uložená jako koncept. V této fázi ji rodiče nevidí a nemohou jí zaplatit. Před aktivováním zkontroluj správnost především: ceny, termínu, vybraných členů, povolených. Po aktivování se platba zobrazí přiřazeným rodičům nebo členům a můžeš jim poslat výzvu k zaplacení.

• Koncept/Neviditelný (černá) – rodiče platbu vůbec nevidí (u výpravy vidí pouze cenu) a nemohou ji zaplatit
• Aktivní (modrá) – je možné normálně platit
• Zaplaceno (zelená) – všichni mají zaplaceno, není možné platit (např. nově přidaným členům)

Dále můžeš přidat/měnit:

• Název (u akcí je generován automaticky)
• Popis (který uvidí rodiče, např. vysvětlení účelu platby
• Typ platby (Běžná / Běžná s možností daru)
• Způsoby platby (Platební brána a/nebo hotově)
• Cena (základní cena, pro jednotlivé členy lze měnit)
• Automatické vyúčtování (Levitio posílá platby organizaci každý den)
• Identifikátor na dokladu (lze uvést vlastní identifikátor pro doklady)
• E-maily účetní (seznam e-mailů, na které Levitio zasílá všechny doklady)
• Termín zaplacení (po tomto datu není možné zaplatit online).

U akce vidíš i další informace, které nelze měnit:

• Provize (automaticky se dopočítává podle ceny akce, viz ceník)
• Zaplaceno (informace se propisuje z platební brány)
• Příjemce platby (propisuje se z nastavení organizace)

Platící členové

U platby musíš určit, kterých členů se týká. Kliknutím na „Přidat“ v sekci Platící členové můžeš přidat členy manuálně, nebo po celých družinách, případně celý oddíl.

U členů vidíš cenu (lze měnit), Zaplaceno (kolik zaplatili) a Stav (barevně podbarvený).

Manuální úprava ceny (slevy)

Cenu můžeš jednotlivým členům (např sourozenecká sleva apod.) manuálně upravit. V takovém případě klikni na cenu u daného člena a přepiš hodnotu (u akcí nejprve tyto členy přidej do seznamu pomocí „Přidat“).

Stav (synchronizace z platební brány)

U zobrazených členů (kteří mají zaplaceno nebo které jsi přidal/a manuálně) vidíš stav platby:

• Čekáme na platbu – rodič/člen ještě nezaplatil
• Zaplaceno (+ přesný čas; automaticky se synchronizuje z platební brány)
• Peníze jsou připraveny k vyúčtování (Peníze jsou na účtě Levitia)
• Zpracováváme požadavek k vyúčtování (Odesíláme peníze na oddílový účet)
• Peníze byly odeslány oddílu
• Zaplaceno hotově (můžeš zaznačit manuálně kliknutím na tři tečky)

Kliknutím na tři tečky můžeš buď zaznamenat platbu v hotovosti, nebo v případě proběhlé platby zobrazit doklad o zaplacení (platícím se automaticky zobrazí ihned po platbě a odešle odkaz ke stáhnutí e-mailem).

Odeslání výzvy k platbě

Rodičům (příp. členům) můžeš odeslat výzvu k platbě kliknutím na „Poslat“. Takto lze poslat výzvy k platbě nebo doplňující/důležité informace. Manuálním výběrem příjemců můžeš určit, zda se výzva má poslat pouze rodičům, pouze členům nebo např. pouze konk. družině.

🔗 Způsob odesílání zprávy probíhá stejně, jako Posílání zpráv členům a rodičům
🔗 Zde lze vidět, jak výzva k platbě vypadá: Placení oddílových příspěvků z pohledu rodiče

Automatické připomínky k zaplacení

Podobně jako lze nastavit u akcí automatické připomínky rodičům/členům, lze to i u plateb. Pokud platba u daného člena stále čeká na zaplacení a je x dní do uplynutí termínu, Levitio členovi/rodičovi odešle e-mailem připomínku (pokud to má oddíl nastaveno):

Platební transakce (detailní přehled)

Sekce: Oddíl > Finance > Platební transakce

Platební transakce pak detailně zobrazují každou jednu platbu a její detaily. Lze vidět datum vytvoření, název, plátce (kliknutím se zobrazí detaily), typ transakce, cena, provize pro Levitio a stav.

Nahoře lze také vybírat období a exportovat si platby z vybraného období do excelu.

Platby členů

V přehledu Platby členů najdeš na jednom místě členy, platební skupiny a zaplacené částky.

Díky tomu můžeš rychle zkontrolovat například:

• které platby se konkrétního člena týkají,
• kolik měl zaplatit,
• kolik už zaplatil,
• kde ještě platba chybí.

Přehled můžeš vytisknout nebo exportovat do Excelu.

Rozpočty

V části Finance můžeš vytvářet také samostatné oddílové rozpočty (podobně jako u konk. akcí). Rozpočtů můžeš mít více a pracovat s nimi odděleně, například pro:

• klubovnu,
• nákup vybavení,
• nebo celé období činnosti.
• pesimistický a optimistický scénář…

Rozpočty nejsou napojené na platební skupiny a nereflektují přijaté platby z platební brány.

Doklady

Podle svých oprávnění je můžeš zobrazit:

• v konkrétním oddíle,
• nebo na úrovni celé organizace.

Po odeslání peněz oddílu Levitio automaticky vytvoří a uloží příslušný účetní doklad. Levitio také umí automaticky doklady posílat na vybrané e-mailové adresy, např. účetní/mu.

🔗 Více informací k zaúčtování

Provize pro Levitio

Levitio je pro organizace ZDARMA. Pokud se rozhodneš vybírat skrze Levitio platby, pak si účtujeme malý poplatek na pokrytí nákladů platební brány, provoz a rozvoj aplikace.

Výše provize z plateb je vždy uvedená v 🔗 ceníku:

	Provize
Do částky 1500 Kč	5 %
Z částky nad 1500 Kč	3 %
Dar oddílu	10 %

Kdo platí provizi, když se rozhodnu vybírat platby pomocí Levitia?

Můžeš se rozhodnout! Buď provizi zaplatí rodiče (zlomkem platby), nebo oddíl (lze platit např. z provozní dotace či jinak).